1.项目概述
中国太平保险集团有限责任公司（以下简称“中国太平”），是我国唯一家管理总部设在香港的中管金融保险集团。太平人寿保险有限公司（以下简称“太平人寿”）隶属于中国太平，是国内中大型寿险企业之一。公司总部设在上海，截至2018年底，注册资本100.3亿元，总资产逾4600亿元，期末有效保险金额超过155000亿元。服务网络基本覆盖全国，已开设37家分公司和1100余家三、四级机构，累计服务客户总量超过4800万人次，向客户支付理赔款和生存金总额近千亿元。凭借稳健的财务表现，公司连续四年获得惠誉国际“A+”（强劲）财务实力评级。
档案是公司资产的重要组成部分，具有重要的凭证和参考价值，是公司在信息时代赖以生存和发展的核心数据资产。随着信息技术的广泛应用，一方面太平人寿形成了大量待纳入档案管理范畴的新型数据和信息形态；另一方面太平人寿对档案管理工作日益重视，对档案工作提出了更加高效的要求。因此，充分有效地管理和利用档案信息资源成了太平人寿档案管理工作的难点和重点。
2016年,国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出“档案管理信息化”发展目标，即“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。”在中国太平信息化建设战略和共享太平发展理念指引下，建设数字档案室是太平人寿面对档案数字化转型的必然选择。
2018年4月，国家档案局办公室正式下发《关于确定企业数字档案馆（室）建设试点单位的通知》（档办函〔2018〕94号），在中国太平集团办公厅的指导和帮助下，太平人寿顺利获得本次企业数字档案馆（室）建设试点单位资格，是本次试点单位中唯一的保险企业。
2.项目目标
按照《企业数字档案馆（室）建设指南》要求，通过建立健全档案管理制度，完善电子档案管理系统功能，同步实施纸质档案数字化和电子文件归档管理，强化基础设施建设、数字档案资源建设、安全保障体系建设等工作，用信息化手段完成太平人寿档案全流程数字化管理，实现企业档案工作的提质增效和数字化转型升级，从而通过国家档案局试点项目验收为契机，持续打造“共享太平”档案信息平台，为公司业务发展提供有力的支撑。
3.系统部署架构
部署架构图
4.建设成果
按照国家档案局《企业数字档案馆（室）建设指南》要求，结合太平人寿实际，采购东方飞扬公司成熟的档案管理系统软件，进行了必要的系统开发和功能完善。
4.1.2电子文件归档接口平台
根据太平人寿档案管理实际和业务系统归档需求，开展电子档案管理系统与业务系统的接口建设，各业务系统将需要归档的电子文件和元数据根据归档频率定时传送给电子档案管理系统接口平台，接口平台根据各业务系统约定的归档规范对归档数据进行四性校验，并将校验结果反馈到对应的业务系统。对于校验通过的归档数据，接口平台写入电子档案管理系统收集整理中心对应的业务文件库；对于未能通过校验的数据，接口平台将把检测出的不符合约定规范的数据以日志形式发送给相关的业务系统管理员，直至业务系统数据符合规范后完成相关归档操作。
4.1.3四性检测工具
根据《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70-2018），结合太平人寿实际开发四性检测工具，针对实现归档电子文件的各个业务系统，在归档环节、移交与接收环节和长期保存环节实现电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的全面检测。
4.2纸质档案数字化
由太平人寿总公司办公室利用档案服务外包形式开展一定数量纸质档案数字化工作，存量档案数字化率达到70%以上。同时电子档案管理系统计划通过接口建设对接对接核心业务系统、OA系统、不动产管理信息系统、采购平台，同步归档业务系统中的电子文件和纸质档案扫描件，从而实现存量档案的数字化，增量档案的电子化。
4.3电子文件归档
实现核心业务系统、OA系统、不动产管理信息系统以及采购平台四个业务系统电子文件的归档。归档周期可根据业务系统实际情况进行设定或调解，归档接口、文件存储格式符合企业电子文件归档和电子档案管理试点和企业数字档案馆（室）建设试点要求，归档流程可控并在归档过程实现四性检测。
4.4安全保密建设
通过采用适宜的安全保障技术方法、配备必要的硬件、软件设施，健全电子档案安全管理制度体系建设，确保数字档案室数据的安全和网络安全，逐步建设异地异质灾备体系，不断优化档案资源安全保障体系。
4.5标准规范体系建设
根据太平人寿档案管理实际，并参照国家档案局相关标准规范，修订完善公司档案管理办法、电子档案管理实施细则、文书档案整理细则、特殊载体档案整理细则、业务档案管理实施细则等档案工作制度或细则，制定适用于公司数字档案室建设所需的标准规范，以符合国家档案局试点验收的标准。
4.6专题数据库
在太平人寿现有数字档案资源基础上，通过分析、筛选、整合信息资源，建立公司档案专题资料库，内容涵盖公司档案管理制度，档案宣传月集锦，大事记等，便于领导和公司员工的浏览查询。
5.试点验收通过材料
企业数字档案馆（室）建设试点通过验收企业名单（第一批）